Een case over een boeiend
digitalisatie project
LYBOVER bedenkt, ontwerpt, produceert, installeert en onderhoudt installaties in de meest diverse industriële sectoren en in de bouw. Sinds eind 2018 is er een nieuwe organisatiestructuur geïntroduceerd. Naast de centrale ondersteunende diensten bestaat Lybover uit 5 externe business units. Lybover INSTALLATION is de overkoepelende business unit die alle installaties en de servicediensten voor de groep verzorgt.
Nood aan digitalisatie
Door de transformatie van de groep werd Lybover met extra complexiteit op het vlak van communicatie en administratie geconfronteerd. Er was nood aan digitalisatie om de prestaties van de Lybover INSTALLATION montageploegen intern door te geven aan de business units. Ook was de tijd rijp om de planning qua efficiëntie naar een hoger niveau te tillen.
Het project werd geleid door IT-manager Cedric Mélange. Hij heeft hiervoor een RFP (Request for Proposal) uitgewerkt. Dit werd uitgestuurd naar verschillende partijen met als doel een lange termijn partner te vinden om Lybover te ondersteunen in al zijn digitalisatie projecten. Enerzijds was men op zoek naar standaardsoftware en anderzijds ook naar bedrijven die maatwerk oplossingen bieden. SQUADRON stond op de lijst voor potentiële partners.
Wat SQUADRON onderscheidde was dat zij de enige waren die een gecombineerde oplossing aanboden, wat qua timing en budget een groot verschil maakt.
objectieven
Samengevat waren dit de originele objectieven:
- Ontlasten van de administratie om schaalbaar te zijn naar de toekomst
- Interne efficiëntiewinst door automatisch inboeken van uren en afgelegde kilometers, berekenen van payroll data en opmaken van intra-company inkoop- en verkoopfacturen
- Doorlooptijd voor facturen eindklanten halveren
- Betere en snellere feedback over de status van de montage uren aan de business units
- Professionele indruk naar de eindklant
- Monteurs en techniekers laagdrempelig feedback laten geven over de werf naar de project engineers
Maatwerk en totaaloplossingen
Begraaf niet alles in de ERP monoliet, maar kijk naar de beste applicatie voor het beoogde doel.
Expertise in maakindustrie
Een groot voordeel is dat SQUADRON uit de maakindustrie komt. Volgens Cedric was dit direct voelbaar dat SQUADRON de business context van Lybover kent en begrijpt. De KMO mentaliteit ligt SQUADRON omwille van hun bewezen expertise in de maakindustrie. Er werd niet aan over-engineering gedaan en de business applicatie kreeg het gepaste, niveau van complexiteit met het juiste niveau van budget. SQUADRON was de enige die durfde een fixed price te geven.
Gefaseerde aanpak
Vertrekkend van het lastenboek werd een duidelijk gefaseerd plan opgemaakt met bovenaan die lijst de opdrachtaanvragen. Voordien gebeurden deze aanvragen ad hoc via email, telefoon, WhatsApp en andere kanalen. Eenmaal in kaart gebracht was het tijd voor de uitwerking van het planbord waarbij de opdrachten effectief ingepland worden. Zo kwam er een einde aan het werken met Excel. Elke monteur kreeg een tablet waarop men duidelijk en overzichtelijk de planning kan raadplegen. Vervolgens kon de uurregistratie aangepakt worden. De laatste stap was de volautomatische boeking in het ERP systeem.
Onze gefaseerde aanpak had meerdere doelstellingen:
- Duidelijke omlijning van ieder component
- Opleiding Lybover team
- In de praktijk toepassen en leren werken met de applicatie
- Feedback en optimalisatie
- Inburgering in de Lybover bedrijfscultuur
Timing en change aspect
De resources van SQUADRON werden op basis van het gefaseerde plan vastgelegd. Die ontwikkeling ging snel vooruit omdat er dedicated gewerkt kon worden.
Het change aspect werd onderschat. En zeker ook het aantal special cases die uit de praktijk naar boven kwamen. Hierdoor werd er meer complexiteit gevraagd. De mogelijkheden van de Power Apps werden tot de limiet gedreven. Daar bovenop was de interne operationele druk heel groot. Het was een continue challenge om voor dit project de nodige tijd vrij te maken van de Lybover projectingenieurs, planners, monteurs en van de mensen van HR en finance. Achteraf gezien is Cedric er ten volle van overtuigd dat ze op de juiste manier de juiste stappen gezet werden.
De resultaten
Het resultaat is dat de interne communicatie en de doorfacturatie van de prestaties van Lybover INSTALLATION naar de verschillende business units door de digitalisatie ingrijpend geoptimaliseerd en versneld zijn.
Een mooi voorbeeld hiervan is de facturatie. Vroeger was er een arbeidsintensieve administratieve flow nodig om de prestaties van INSTALLATION intern door te geven aan de andere business units. Resultaat? Het duurde een maand om de correcte uurregistratie te communiceren en de prestaties te kunnen doorrekenen. Door dit digitalisatie project en de inzet van de IT tools is dit teruggebracht tot een minimuum en kan de eindklant wekelijks gefactureerd worden. Daarbij is er een aanzienlijke ontlasting van de administratie en zijn deze processen schaalbaar naar de toekomst.
De keuze voor een onafhankelijke partner die een gecombineerde oplossing aanbiedt, blijkt een perfect recept te zijn voor Lybover. Door intensief de applicaties te testen met de medewerkers in het veld en bij te sturen waar nodig, werd dit project succesvol ingeburgerd in de Lybover bedrijfscultuur. Er liggen zelfs al plannen klaar om de applicatie uit te breiden naar andere servicediensten.
Ik ben heel positief over de samenwerking en overtuigd van onze keuze voor SQUADRON. Het is een bedrijf met een unieke visie en aanpak en het kan zich als long-term partner van Lybover beschouwen.
Neem Contact
Heeft uw bedrijf ook nood aan digitalisatie? Ben je op zoek naar een onafhankelijk bedrijf dat de beste oplossingen uitzoekt op maat van uw bedrijf? En bovendien oplossingsgericht denkt en graag uitdagingen aangaat? Dan ontmoeten we je graag en wie weet werken we ook voor u straks een nieuw succesvol project uit.
Benieuwd wat we voor elkaar kunnen betekenen? Bel of mail Dries vrijblijvend. Hij maakt graag een afspraak om deze case toe te lichten.
