SQUADRON logo
logo Haelvoet

Duurzame oplossingen door
teamborden en QURA

HAELVOET ontwerpt en produceert sinds 1931 designvol en comfortabel zorgmeubilair. Met meer dan 230 medewerkers in België en Roemenië werkt Haelvoet dagelijks aan nieuwe, ergonomische oplossingen voor onder meer ziekenhuizen, zorginstellingen en kleinschalige woonvormen.

Voor haar professionele klanten gaat Haelvoet voortdurend op zoek naar de meest geschikte oplossing die de zelfredzaamheid van de gebruiker vergroot en het verplegend personeel de kans geeft om te focussen op zorg. Haelvoet is een totaalpartner voor zorgmeubilair. Van vast meubilair en interieurafwerking tot los meubilair, logistiek en nazorg, alles gebeurt in eigen beheer.

Vraag naar digitale roadmap

Vanuit de constante drive om maakbedrijven te ondersteunen in hun groeiproces kwamen SQUADRON en Haelvoet in contact met elkaar. De initiële vraag van Haelvoet was om een digitale roadmap op de stellen voor de komende jaren zodat hun digitale processen gewaarborgd blijven in de toekomst. CEO Vincent Haelvoet geloofde in het verhaal en zette resoluut de stap naar innovatie.

Case Haelvoet: de QURA app in gebruik in de productie
Luchtfoto van kantoren en productiehallen Haelvoet in Ingelmunster

KLASSIEK ERP-SYSTEEM

Door de klassieke ERP-software werd Haelvoet geconfronteerd met een aantal uitdagingen. Het aanmaken van een offerte kon bijvoorbeeld tot 3 dagen in beslag nemen omwille van de complexiteit van de product- en sales configurator in het ERP-systeem. Naast de nood aan een gebruiksvriendelijke configurator, werd het ERP-systeem zelf in vraag gesteld.

NOOD AAN DIGITALISERING VAN INTERNE COMMUNICATIE

Een ander belangrijk aandachtspunt was de interne communicatie. Dit verliep ongestructureerd via e-mail, telefoon, formulieren, enz. Hoewel het systeem op deze manier al vele jaren functioneerde, begon men zich vragen te stellen bij deze manier van werken alsook bij de efficiëntie van de verwerking van deze belangrijke data. Hoeveel gaat er verloren? Hoeveel komt op de juiste plaats en bij de juiste persoon terecht? Hoe snel gebeurt de verwerking? Bovendien was er duidelijk nood om analyses te kunnen uitvoeren, wat met deze manier van werken niet mogelijk was.

Het Bluepaper antwoord

Op basis van de input van Haelvoet en de gezamenlijke brainstorm met SQUADRON, werd een Bluepaper uitgewerkt. Hierin wordt de visie van SQUADRON op de processen en de te nemen stappen voor Haelvoet overzichtelijk toegelicht.

LAAG-HANGEND-FRUIT OPLOSSINGEN MET DE QURA-APP

Door in dialoog te treden met Haelvoet ontdekte SQUADRON laag-hangend-fruit oplossingen. Dit zijn ideale oplossingen die betrekking hebben op het productieproces waar binnen Haelvoet de meeste waarde wordt gecreëerd. En die bovendien snel en budgetvriendelijk kunnen uitgerold worden. Eén van de voorstellen was QURA. QURA is een applicatie die door SQUADRON werd ontwikkeld. Met de ontwikkeling van de QURA-app op maat van de klant kan elk probleem in de productie eenvoudig geregistreerd en opgevolgd worden via smartphone, tablet en PC. Dit wekte heel wat interesse bij het Haelvoet team.

BEDRIJFSBEZOEK OM DE PRAKTIJK TE ONTDEKKEN

Om deze interesse kracht bij te zetten verzorgde SQUADRON een vrijblijvend bedrijfsbezoek bij STAS in Waregem waar QURA al jaren succesvol wordt gehanteerd. Zo konden de mensen van Haelvoet uit eerste hand de meerwaarde van deze app in de praktijk ontdekken. In deze productie omgeving werd ook het werken met teamborden ontdekt. De mensen van Haelvoet zagen direct de mogelijkheden van deze teamborden in voor hun eigen organisatie.

START VAN EEN VRUCHTBARE SAMENWERKING

Het besluit van dit bezoek? Het Haelvoet team was ervan overtuigd dat zowel QURA als de teamborden efficiënte oplossingen zouden zijn. Op basis hiervan werd besloten om de samenwerking met SQUADRON op te starten.
SQUADRON Teamborden in de productiehal van Haelvoet in Ingelmunster

Vlnr. Ann Vanwynsberghe, Jan Knockaert, Marcel Posthumus.

De objectieven

Production director Jan Knockaert van Haelvoet stelde deze doelstellingen voorop:

 

QURA-APP
  • Doorgeven van storingen, klachten, opmerkingen, voorstellen, infrastructurele problemen en gevaarlijke situaties op een eenvoudige en vlotte manier via een app.
TEAMBORDEN
  • Eenduidig communiceren vanuit de organisatie/teamleider in een gebundeld moment naar het volledige team.
  • Snel overzicht bieden van de situatie in de verschillende afdelingen.
  • Communicatie in 2 richtingen.
  • Input van medewerkers capteren, zoals ideeën, optimalisaties, problemen, …
  • Bevorderen van het teamgevoel en de betrokkenheid.

Meerwaarde creëren met teamborden

Haelvoet gaf prioriteit aan het uitwerken van de teamborden samen met Marcel Posthumus van SQUADRON. Dit vanuit de overtuiging dat dit systeem een belangrijke bijdrage kon leveren in de Haelvoet structuur. Een eerder traject voor implementatie van 5S-borden was niet tot een goed einde gekomen. Het was van uiterst belang dat er nu wel tot een duurzaam en levendig systeem werd gekomen dat duidelijk meerwaarde creëert.

Onze mensen vinden teamborden echt noodzakelijk. Elke morgen wordt het bord systematisch overlopen. We merken dat we heel weinig inspanningen moeten doen om dit bij te sturen.

Jan Knockaert

production director, Haelvoet

de Squadron QURA-app in gebruik in de productie van Haelvoet in Ingelmunster

De QURA-app

Haelvoet bezit het ISO 9001 certificaat en beschikte bijgevolg over procedures met tal van formulieren waarmee de medewerkers problemen kunnen melden. Eerlijkheidshalve getuigt Jan Knockaert dat dit niet het meest efficiënte systeem is. Om dit traject te optimaliseren werden alle procedures die via formulieren plaats vonden, uitgewerkt in de QURA-app.

Intussen kan nu iedereen een melding maken op een vlotte manier. Dit kunnen naast productiestoringen op de werkvloer ook problemen zijn rond veiligheid, onderhoud, voorraad, planning, IT, design, logistiek, communicatie, enz. Bij elke melding wordt een afdeling toegewezen waaraan een verantwoordelijke is gekoppeld.

Naast de app beschikt Haelvoet over een portal met een duidelijk overzicht. Hierin beheert de verantwoordelijke eenvoudig alle meldingen, specifiek voor zijn of haar afdeling.

WINST IN SNELHEID EN COMMUNICATIE

Wanneer een probleem zich stelt, wordt de verantwoordelijke onmiddellijk via e-mail op de hoogte gebracht waardoor het probleem snel kan aangepakt worden. De teamleaders in de productie volgen dit op en de feedback van deze oplossingen wordt op de dagelijkse teammeeting rond het teambord besproken.

SNEL INGEBURGERD IN DE BEDRIJFSCULTUUR

QURA is intussen binnen Haelvoet al behoorlijk ingeburgerd. De app wordt gebruikt door de 4 productieafdelingen, de techniekers op locatie en de administratieve diensten in België. Ook in Roemenië wordt de app gebruikt door de productieverantwoordelijken en de dienst kwaliteit. De vertalingen gebeuren quasi automatisch.

BETROKKENHEID

Daarnaast krijgen de mensen op de werkvloer niet alleen feedback over de tussentijdse status maar ook over de manier waarop een duurzame oplossing voor hun specifieke probleem tot stand is gekomen. Deze manier van werken, stimuleert de betrokkenheid en is belangrijk voor Haelvoet.

PRAKTIJKVOORBEELD

In de assemblage afdeling wordt een productieprobleem vastgesteld. Dit wordt gemeld in de QURA-app met tekst en foto’s die men ter plaatste via de smartphone of tablet snel kan invoeren. Onmiddellijk krijgen de productverantwoordelijken in België deze melding. Het probleem wordt besproken tijdens de dagelijkse teammeeting en wordt vaak dezelfde dag nog naar Roemenië doorgestuurd. Met de oude procedure duurde dit proces meestal een week. Nu kan men hiermee onmiddellijk aan de slag.

We kunnen stellen dat de QURA-app een succes is en zeer breed gebruikt wordt binnen Haelvoet.

Jan Knockaert

Production director, Haelvoet

Verder bouwen op het succes van QURA

Intussen is de intercompany opsplitsing van de QURA-app voor de vestigingen in België en Roemenië uitgerold. En ook rond het blokkeren van goederen die niet voldoen aan de kwaliteitscontrole, is de app uitgebreid. Binnenkort wordt de integratie van QURA binnen het sales team voor de meldingen van klachten opgestart.

NIEUWE OPLOSSINGEN VOOR STOCKBEHEER MET QURA

Ondanks de ISO 9001 procedure met formulieren kampt men bij Haelvoet met een foutenlast van de stock data in het ERP-systeem. Correcte stock is van vitaal belang voor de Haelvoet productie. Hoewel de QURA-app van Haelvoet hiervoor initieel niet ontwikkeld werd, zal SQUADRON binnenkort een uitbreiding in deze app implementeren waarmee men eenvoudig de stock- aanpassingen kan doorgeven. Dat dit in dezelfde app kan gebeuren, betekent voor Haelvoet een grote meerwaarde.

UITGEBREIDE ANALYSE TOOLS

Verder wil Haelvoet op korte termijn werk maken van uitgebreide analyse tools om de teamleaders te stimuleren nog meer gerichte acties te ondernemen. Het objectief is om precies te lokaliseren waar specifieke productieproblemen zich manifesteren.

Over de samenwerking

Jan Knockaert _ Haelvoet

“De samenwerking met SQUADRON is heel vlot verlopen. In het begin was het niet evident omdat we ons totaal geen beeld konden vormen. Maar door er zelf mee bezig te zijn begon ik wel een beeld te krijgen van de mogelijkheden van de app. Bij het eerste voorstel van SQUADRON zaten we nog niet op dezelfde lijn. Maar SQUADRON heeft dan heel snel geschakeld waardoor we vlot tot het gewenste resultaat zijn gekomen.”

Dries Dewulf _ SQUADRON

“Het grote voordeel van de technologie die we gebruiken, is juist die flexibiliteit. Je kan door onze werkwijze zeer snel schakelen en aanpassingen uitvoeren. Het is een utopie om te geloven dat je in elk bedrijf eenzelfde app kan installeren. Ieder bedrijf is uniek en heeft een eigen manier van werken, SQUADRON durft daarin mee te gaan. Dit helpt in het change management omdat men voelt dat je inzicht hebt in hetgeen zich op de werkvloer afspeelt. Deze app wordt niet verkocht in een standaardvorm zoals er velen op de markt zijn. We vertrekken vanuit de basis. Dit vertegenwoordigt ongeveer 70%. De andere 30% wordt op maat van de klant uitgewerkt. Dat is juist de sterkte van de Microsoft PowerApps.”

Marcel Posthumus _ SQUADRON

“Het was fijn dat de QURA-app samen met de teamborden werd ontwikkeld. Dezelfde denkwijze die gebruikt werd door de teamleaders voor de teamborden, kon gebruikt worden om de app in dezelfde logica op te bouwen. En dat is heel bedrijfsspecifiek.”

Jan Knockaert _ Haelvoet

“SQUADRON blijft een belangrijke partner voor ons. We kunnen altijd op hen rekenen voor ondersteuning. We zijn nu ook een nieuw project opgestart met SQUADRON om een HR-opleidingsflow te realiseren waarbij we ook gebruik maken van de Microsoft Apps. Dit is ook qua budget en beheer van licenties een voordeel.”

De resultaten

Er wordt binnen Haelvoet duidelijk een cultuurwijziging opgemerkt. Zowel het werken met de teamborden als met de QURA-app wordt als heel positief ervaren bij de medewerkers. Ook het enthousiasme van de teamleaders werd al snel duidelijk omdat men op de productievloer veel minder heen en weer liep. En de betrokkenheid op de werkvloer werd voelbaar groter.

Jan Knockaert _ Haelvoet

“Het is intussen een jaar dat we met de QURA-app werken en we hebben al meer dan 2000 meldingen. Iedereen kan nu input geven via smartphone, tablets en Pc’s. We kunnen concluderen dat de QURA-app intens gebruikt wordt.“

PRAKTIJKVOORBEELD

De zaagafdeling zaagt allerlei panelen en een robot verzamelt deze tot kant-en-klare assemblagepakketjes. Als men tijdens de assemblage een fout in één van de onderdelen opmerkt, dan neemt men een foto van de barcode en wordt de fout gemeld in de QURA-app. Onmiddellijk krijgt de planner van de houtafdeling de foutmelding binnen en kan het stuk opnieuw in de zaagplanning gestoken worden. De besparing in tijd en efficiëntie is enorm in vergelijking met de oude procedure met de formulieren. Bovendien kan er nu ook een analyse gemaakt worden van de oorzaken van de fouten. En kunnen er structureel over de afdelingen heen optimalisaties doorgevoerd worden op basis van concrete data. Dit resulteert niet alleen in tijdswinst en rendabiliteit maar heeft ook een ecologische impact door veel minder verlies van materialen.

production director van Haelvoet in overleg met teamborden expert van Squadron

Laatste woord over de samenwerking

Jan Knockaert _ Haelvoet

“Ik kan stellen dat we met Haelvoet een betrouwbare partner in SQUADRON hebben gevonden. De evaluatie van dit project kunnen we als heel positief beschouwen. De uitbreidingen van de QURA-app en de nieuwe projecten die we met hen aan het uitbouwen zijn, bewijzen dit. De teamborden worden dagelijks gebruikt en betekenen een reële meerwaarde in onze teamwerking. Wat we met SQUADRON hebben uitgewerkt, heeft een invloed op heel het bedrijf. We zijn erin geslaagd om alle procedures die via formulieren verliepen te vervangen door een gebruiksvriendelijke app waardoor de communicatiestromen binnen ons bedrijf niet alleen veel sneller en efficiënter zijn geworden, maar bovendien ook nog eens belangrijke data leveren om ons bedrijf verder vorm te geven.”

Neem Contact

Heeft uw bedrijf ook nood aan digitalisatie? Ben je op zoek naar een onafhankelijk bedrijf dat de beste oplossingen uitzoekt op maat van uw bedrijf? En bovendien oplossings­gericht denkt en graag uitdagingen aangaat? Dan ont­moeten we je graag en wie weet werken we ook voor u straks een nieuw succesvol project uit.

Benieuwd wat we voor elkaar kunnen betekenen? Bel of mail Dries vrijblijvend. Hij maakt graag een afspraak om deze case toe te lichten.

Contacteer Squadron Business Unit Manager Dries Dewulf
Contacteer Squadron Business Unit Manager Dries Dewulf